EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS REGULADOS POR LA LEGISLACIÓN PERUANA

I.- EXPERIENCIAS ELECTRÓNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

Mediante resolución de Superintendencia N⁰ 080-99/SUNAT se aprobaron las normas para que las entidades empleadoras cumplan con presentar la declaración jurada respecto de los tributos que inciden en las remuneraciones de sus trabajadores, así como para declarar a sus trabajadores, pensionistas y derechohabientes.

A través de la Resolución de Superintendencia N⁰ 1 8-2000/SUNAT publicada en 30 de enero del 2000 se amplía el uso del programa de Declaración Telemática (PDT) y se optimiza las funciones de registro y de liquidación de tributos con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales y sustanciales a cargo de las empresas.

El 31 de diciembre de 1998 se publicó la Ley N⁰ 27038, Ley que modificaba el Decreto Legislativo N⁰ 816 – Código Tributario y Normas Conexas y que acordaba en su décima disposición final, conceder a dos importantes organismos estatales, el permiso de traspaso de sus documentos en papel hacia soportes tecnológicos: “Se autoriza a la SUNAT y ADUANAS y al Tribunal Fiscal a sustituir su archivo físico de documentos permanentes y temporales por un archivo en medios de almacenamiento óptico, microformas o microarchivos o cualquier otro medio que permita su conservación idónea.

A partir del mes de enero del presente año, la SUNAT ha puesto en marcha la primera etapa de la modificación de su archivo físico de documentos por un sistema de consulta digital conocido como microforma (imagen escaneada por un programa especial de computadora).

1.- VENTAJAS QUE OFRECE EL SISTEMA DE MICROFORMAS DIGITALES

• Este sistema permitirá brindar un mejor servicio ya que permite reducir trámite de solicitud de documentos, como copias de declaraciones juradas, de dos días a cinco minutos.

• Los contribuyentes podrán revisar las microformas que la Administración Tributaria registre en su Archivo Central mediante equipos especiales de lectura visual que incluso pueden imprimir copias idénticas a los documentos originales consultados.

Durante la primera etapa de implementación sólo se digitalizarán los formularios que los contribuyentes presentan a la SUNAT a través de la red de bancos afiliados.

La División de Archivo Central de la SUNAT es el área encargada de desarrollar el proyecto de digitalización de los documentos que custodia, entre los que se encuentran: las Declaraciones Juradas Anuales del Impuesto a la Renta, las Declaraciones Juradas Mensuales, las Declaraciones de Pago y los documentos relacionados con los trámites del RUC.

Según recientes estadísticas, el 90% de los contribuyentes solicita copias certificadas de las Declaraciones Juradas Anuales, Mensuales o Declaraciones de Pago.

2.- USO DE LAS COPIAS CERTIFICADAS

Las copias certificadas se utilizan en diversos casos. Entre los más frecuentes se puede mencionar: es un documento imprescindible cuando la SUNAT efectúa una auditoria en cualquier empresa; para realizar algunos trámites administrativos en las entidades bancarias, como solicitudes de préstamo, y en algunos procesos judiciales y contables.

Este  nuevo sistema permite a la SUNAT realizar la consulta de documentos en menor tiempo y desde cualquier parte del país. Con ello se suprime el trámite documentarlo por una búsqueda digital que se realizará, en breve, a través de Internet.

3.-   BENEFICIOS QUE OFRECE EL USO DE MICROFORMAS DIGITALES

La implementación del sistema de gestión electrónica de documentos permitirá a la Administración Tributaria:

• Eliminar la probabilidad de pérdida y/o alteración de los archivos.

• Evitar el deterioro de los documentos que se produce cuando se manipulan constantemente.

• Mantener una estructura de seguridad para cada usuario del sistema, lo que garantizará la confidencialidad de los datos revisados.

• Administrar una base de datos que almacene la información y las imágenes digitales de la documentación.

• Implementar un banco de imágenes para su integración con herramientas de control documentario.

• Reducir los costos del almacenamiento de documentos fisicos.

• Disminuir el trabajo (horas-hombre) utilizado para almacenar y buscar los documentos.

II.- MEDIOS ELECTRONICOS UTILIZADOS EN EL ÁMBITO SOCIETARIO

El Art. 169 de la ley general de sociedades, señala: (…) “El estatuto puede prever la realización de sesiones no presenciales, a través de medios escritos, electrónicos o de otra naturaleza que permitan la comunicación y garanticen la autenticidad del acuerdo (..)“

Este hecho constituye una importante innovación relacionado con el avances de la tecnología, sin embargo, se deja a salvo que cualquier director pueda oponerse a que se utilice este procedimiento.

La ley general de sociedades norma las sesiones no presenciales de la sociedades anónimas, tanto de junta de accionistas como sesiones de directorio. Estas sesiones no presenciales pueden realizarse utilizando la microforma digital a través de documentos electrónicos en multimedia que cumplan los requisitos técnicos y formales tendiendo pleno valor probatorio y efecto legal.

La legislación mercantil española admite que los registros de acciones nominativas de una sociedad anónima o el de participaciones de una sociedad de responsabilidad limitada, sean producidos por medios informáticos. Así también, las transacciones electrónicas interactivas (on-line) como la celebración de la junta general de socios multinacionales cuyos socios se encuentran en países distantes entre sí, o al menos la difusión de la junta general que se celebra con arreglo a los parámetros tradicionales.

Si se pretende una participación activa del accionista y no meramente una “asistencia” pasiva a través de la terminal de su ordenador, será necesario establecer mecanismos de seguridad que acrediten de forma auténtica a quien accede a la junta a través de su ordenador es realmente legitimado al ejercicio de los derechos del socio. Estos mecanismos pueden solventar los problemas de ejercicio del derecho de voto; más complicado es resolver las cuestiones relativas al derecho de voz. Cuando la junta general se celebra con la asistencia de un notario en la medida en que éste participa en la elaboración de la lista de asistentes y da fe pública de todo lo que en ella acontece resulta mucho más difícil la realización de la junta general por Internet, salvo que se cuente con un notario al lado de cada asistente.

III.-  LA MICROFORMA DIGITAL EN EL SISTEMA BANCARIO

La microforma digital puede ser utilizada para la conservación de documentos de los bancos durante diez años conforme a ley, para la trasferencia electrónica de fondos, la trasferencia electrónica de datos de información y otros servicios de valor añadido incluidos los servicios en línea en Internet.

Así mismo, para estos fines puede hacerse uso de las microformas bajo las modalidades de microfilm, documentación informática u otro medio análogo.

El uso de la microforma permite que las entidades financiera tengan un sistema dc Control de todas las operaciones financieras (transacción por transacción); y que las transacciones económicas – financieras se hayan incrementado geométricamente; así mismo, permite adecuado tratamiento de la documentación de las transacciones.

1.-  BENEFICIOS QUE OFRECE LA MICROFORMA DIGITAL

Entre los beneficios más significativos que pueden aportar los sistemas de gestión de imágenes documentales o documentos digitales, con proceso de captura y guarda en discos ópticos al sistema bancario, pueden destacarse los siguientes:

• Resolución: Obtención de una imagen de Alta calidad

• Perdurabilidad. Los soportes ópticos gozan de hasta 50 años de garantía de vida

• Volumen. Alta capacidad de almacenamiento por disco ( 56.000 imágenes / disco)

• Concominancia. Permite el acceso a una imagen por varios usuarios al mismo tiempo

• Recuperación: Visualización de la imagen del documento consultado, en milésimas de segundos

• Independencia de la distancia: Entre el lugar físico del archivo y el puesto de consulta, a partir de redes de comunicación digital

• Protección: Garantía ante factores atmosféricos ( frío/ calor / humedad) y agentes atacantes de otros soportes ( hongos, roedores, polillas) muy superior a otros soportes, tradicionales y modernos.

El tema referido a la forma en que el dinero se traslada del comprador al vendedor, es decir la transferencia electrónica de fondos no goza de un tratamiento acorde a su importancia, a pesar de haber sido planteado por la ley.

La transacción electrónica no es más que un contrato celebrado mediante medios electrónicos a través de la red, en el que está inmerso el pago electrónico que es conceptuado como aquel mecanismo mediante el cual se ejecuta la contraprestación de una obligación asumida a través de Internet, es decir mediante la contratación electrónica. La segunda disposición de la Comisión de las Comunidades Europeas define al pago electrónico como cualquier operación de pago realizada con una tarjeta de pista magnética o con un microprocesador incorporado, en un grupo terminal de pago electrónico o terminal de punto de venta.

En el futuro la utilización masiva de estos medios de pago, tendrá una importante repercusión en la política monetaria a nivel mundial y obligará a asegurar la estabilidad de precios en función del dinero.

IV.-  LA MICROFORMA DIGITAL EN OTRAS  ÁREAS DEL DERECHO

• A través del Decreto legislativo N^º 827 de fecha de junio de 1996 se amplían los alcances del Decreto legislativo N⁰ 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, extendiendo los alcances de la norma a las entidades públicas comprendidas en el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional, de los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos Públicos descentralizados autónomos, Instituciones  Públicas Descentralizadas y Sociedades de beneficencia Pública.

• El Registro Nacional de Identificación y estado civil creó mediante resolución jefatural N⁰ 030-96, publicada oficialmente el 1 de mayo de 1996 el archivo de registro único de identificación y estado Civil de las personas naturales, el que contiene, en medios de tipo magnético, todos los datos relativos a la identidad y estado civil de los ciudadanos, complementados con todos los demás datos obtenidos producto de la emisión del Documentos Nacional de Identidad y previstos en la Resolución jefatural N⁰ 025-98-IDENTIDAD, publicado oficialmente en “El Peruano” el 24 de marzo de 1998, a saber; imágenes, datos del formulario, datos de la actualización de archivo, etc.

Por resolución administrativa del Titular del pliego del Ministerio Público N⁰ 112-99-SE-TP-CEMP, publicada en el diario oficial el peruano con fecha 25 de junio de 1999, la Comisión Ejecutiva del Ministerio Público aprobó la conformación de trabajo encargado de la elaboración de la “Propuesta para el Tratamiento de imágenes y documentos de los archivos principales del Ministerio Público utilizando tecnologías de microfilmación, digitalización y otras”.

Por otro lado, la SUNARP viene ofreciendo su servicio de información en línea vía Internet, a través de la cual se puede visualizar la fichas y partidas electrónicas del registro de Propiedad Inmueble, Registro de Personas Jurídicas y registro de Personas Naturales.

Las microformas pueden ser utilizadas a elección del empleador, para el cumplimiento de la obligación de llevar planillas de pago, conforme al reglamento respectivo (Reglamento de planillas de pago, aprobado por Decreto Supremo N⁰ 00 1-98 TR, publicado el 22 de enero de 1998). El empleador que opte por llevar sus planillas en microformas, será responsable de proporcionar los equipos y sistemas idóneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la autoridad competente, de requerirlo, puedan supervisar el contenido de las planillas. Este sistema podrá utilizarse, previa adecuación normativa, al teletrabajo, permitiendo que los contratos de trabajo en Internet puedan tener registradas las planillas en microformas en la modalidad de documentos informáticos.

• La ley de competencia desleal modificada por la ley 26612 considera desleal la adquisición de secretos por medio de espionaje, acceso indebido a la microforma digital incluida cuando es trasmitida telemáticamente.

• El ejercicio de los derechos de los consumidores de información, de acceso a una variedad de productos, en sus operaciones de comercio electrónico puede ser ejercida utilizando la microforma digital con el beneficio que para cualquier procedimiento administrativo y legal estos mensajes de datos donde ejercieron sus derechos tendrán pleno valor probatorio y efecto legal.

• Conforme a la resolución N⁰ 055-99-E/SAFP las AFP pueden ser autorizadas para utilizar el sistema de microforma digital tanto para la Carpeta Individual del afiliado, la planilla de pago de aportes provisionales y otros documentos.

• El D. 5. 00l-2000-JUS señala que las entidades públicas que hayan adoptado el sistema de microformas, de acuerdo a lo establecido conforme a ley podrán utilizarlos para la conservación de los expedientes administrativos. Sin perjuicio de ello y de conformidad con lo establecido en el Art, 3 del Decreto Legislativo N⁰ 827, deben conservar los expedientes originales en trámite por lo menos 12 meses de terminado el expediente. El expediente se considerará concluido a partir de que exista una resolución definitiva o consentida o, en su caso a partir de la fecha en que haya operado el abandono del procedimiento.

En base a las consideraciones expuestas podemos concluir señalando que dadas las múltiples ventajas y beneficios que ofrece la microforma digital, actualmente, tiene implicancias no sólo en el derecho empresarial informático sino en otras pocas áreas. aunque si bien es cierto en número relativamente limitado, se espera que en un futuro no muy lejano estas implicancias se extiendan a todas las ramas de derecho.