JUNTAS GENERALES CONVOCADAS POR NOTARIOS
Dr. Javier Rodríguez Velarde, Notario de Arequipa.
El 16 de Julio último se ha promulgado la Ley Nº 29560, que modifica el Art. 1º de la Ley 26662 Ley de Competencia Notarial en asuntos No Contenciosos y modifica los Artículos 117 y 119 de la Ley 26887 Ley General de Sociedades.
I.- NUEVOS ASUNTOS NO CONTENCIOSOS
Al modificarse el Art. 1º de la Ley 26662, se ha incorporado tres nuevos asuntos no contenciosos de competencia notarial:
8.- Reconocimiento de unión de hecho
9.- Convocatoria a Junta Obligatoria Anual
10.- Convocatoria a Junta General.
II.- CONVOCATORIA A JUNTAS GENERALES
Una de las novedades que nos trae la Ley 29560 es que los Notarios podrán intervenir convocando a una Junta General o a la Junta Obligatoria Anual.
Normalmente corresponde al Directorio de la empresa convocar a la Junta General ya sea por acuerdo del Directorio o a solicitud de uno o más accionistas que representen no menos del 20% de las acciones suscritas con derecho a voto.
En este último caso, cuando el Directorio ha recibido notarialmente la solicitud pidiendo se convoque a una Junta general y éste no lo convoca dentro del plazo de 15 días, ya sea por denegatoria o por haberse vencido el plazo señalado, el socio o los socios indicados podrán recurrir al Notario y/ o al Juez del domicilio de la sociedad para que la convoque.
Cuando los socios deciden recurrir al Notario, deberá tenerse en cuenta las disposiciones de la Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos, donde se ha incorporado el Título IX , con los Artículos 53 al 57 , referidos a la convocatoria a la Junta Obligatoria Anual y a la Junta General de Accionistas y verificarse el cumplimiento de lo establecidos en los Artículos 117 y 119 de la Ley General de Sociedades.
De la lectura de estas normas, considero necesario comentar algunos aspectos de importancia:
1.- Clases de Juntas Generales.-
La Junta General es el órgano supremo de la sociedad y puede adoptar los acuerdos más convenientes para la marcha de la misma, siempre que los accionistas hayan sido debidamente convocados, asistan a la reunión el mínimo legal o estatutario establecidos y se tomen los acuerdos con la votación requerida.
La Ley ha establecido cuatro clases de Juntas :
- La Junta Obligatoria Anual, que debe reunirse por lo menos una vez al año, dentro de los primeros tres meses de cerrado el ejercicio fiscal, pudiendo convocarse varias Juntas en el año, para tratar los asuntos establecidos en el Art. 114 de la LGS.
- Las Juntas Generales (ex Juntas Extraordinarias), que son convocadas en cualquier época del año, para tratar asuntos extraordinarios, como lo son las modificaciones del pacto social y/o estatuto, aumentos o reducción del capital social, remoción del Directorio, Fusión, transformación, escisión, liquidación y disolución.
- Las Juntas Universales, cuando se encuentran presentes socios que representan la totalidad de acciones suscritas con derecho a voto, quienes sin previa convocatoria aceptan por unanimidad llevar a cabo la Junta General y los asuntos que en ella se pretenden tratar.
- Juntas Especiales, cuando la sociedad tienen diferentes clases de acciones, distintas a las ordinarias, los acuerdos de la junta general que afecten los derechos particulares de cualquier de ellos deben ser aprobados en sesión separada por la junta especial de accionistas de la clase afectada. En estos casos, se deberá convocar a una Junta Especial donde concurrirán únicamente los socios titulares de acciones especiales, como son las acciones preferenciales, preferidas (acciones sin derecho a voto), acciones en cartera, acciones de fundador, entre otras.
De acuerdo a la nueva modificación a la LGS, de ser el caso, el Notario podrá convocar a la Junta Obligatoria Anual y a cualquier otra ordenada por el Estatuto, como es el caso de las Juntas Generales y las Juntas Especiales, antes referidas.
2.- Socios que pueden solicitar la convocatoria a la Junta General.-
Las sociedades pueden tener uno o varios socios, en todo caso, la Junta Obligatoria Anual puede ser solicitada por un socio, aunque sea dueño de una acción, y las demás Juntas por uno o varios socios que representen por lo menos el 20% del capital social suscrito con derecho a voto.
La solicitud de convocatoria debe formularse por escrito y entregada notarialmente al órgano encargado, precisando los asuntos que se propongan tratar.
3.- Negativa de convocatoria.-
Si el órgano encargado denegara la solicitud o hubiera vencido el plazo de 15 días para su convocatoria, el solicitante o los solicitantes pueden solicitar al Notario y/o Juez del domicilio social que ordene la convocatoria.
4.- Convocatoria notarial.
Si el o los socios solicitantes deciden por tramitar la convocatoria en la vía notarial, deberán presentar una solicitud en forma de minuta, con firma de letrado, cumpliendo los requisitos señalados en el Art. 54 de la Ley 26662.
Deberá precisarse los asuntos propuestos para el Orden del Día, y aunque no lo dice la Ley, sería conveniente que se precise el nombre del Gerente y su dirección para requerirle la presentación del Libro de Actas y Matrícula de acciones, necesarios previos a la Junta.
También resulta necesario las propuestas de quién Presidirá la Junta y quién actuaría de Secretario, y el lugar donde podría realizarse la Junta General solicitada.
Deberá adjuntarse :
- copia del DNI de los solicitantes.
- Documento que acredite su condición de socio. En las S.A. y las especiales S.A.A. y S.A.C, con la presentación de la Matrícula de Acciones o el correspondiente Certificado de acciones. En las otras formas societarias con el testimonio de la escritura pública, donde aparezca su condición de socio y el número de participaciones, o en todo caso una certificación registral.
- Copia de la carta notarial presentada al órgano correspondiente, solicitando que se celebre la junta general, o documento de la empresa que deniega la solicitud de convocatoria.
5.- Admisión a trámite no contencioso.
El Notario deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y especialmente los asuntos propuestos para el Orden del día. La modificatoria aprobada del Art. 117 de la LGS, señala que “el Directorio debe indicar los asuntos que los solicitantes propongan tratar”. Podría el Directorio denegar algún punto propuesto por no corresponder a la clase de Junta o por corresponder a otro órgano de administración.
6.- Aviso de convocatoria.
Admitida la solicitud, por cumplir con los requisitos establecidos en el Art. 54 de la Ley 26662, el Notario dispondrá la publicación de un aviso en el diario encargado de los avisos judiciales del lugar del domicilio social. Las sociedades con domicilio en la provincia de Lima y Callao harán sus publicaciones en el diario Oficial El Peruano y en uno de los diarios de mayor circulación de Lima o Callao, según sea el caso.
Tratándose de la Junta Obligatoria Anual y de otras Juntas previstas en el Estatuto, el aviso se publicará con no menos de 10 días naturales de anticipación a la fecha de la Junta. En los demás casos la anticipación de la publicación será de no menos de tres días, salvo que el estatuto prevea un plazo mayor.
En el aviso se indicará:
- Nombre de la empresa
- Clase de Junta General
- Lugar, día y hora. (Puede constar en primera y segunda convocatoria)
- Asuntos del Orden del Día.
- Nombre y dirección del Notario
Además del aviso, podría optarse por notificarse a los accionistas por esquela bajo cargo, con los requisitos del aviso, y advirtiendo que el ingreso a la Junta es personal debiendo presentar el socio obligatoriamente su DNI.
Y, aunque la Ley no lo señala, sería recomendable que el Notario notifique al Gerente, para que entregue al Despacho Notarial los Libros de Actas y Matrícula de Acciones, asi como la lista de asistentes actualizada con la transferencias de acciones realizadas hasta antes de 48 horas de la fecha señalada para la Junta y con los poderes registrados hasta 24 horas antes.
También deberá notificarse con la convocatoria al órgano encargado de la empresa.
Merece un comentario especial el lugar de la realización de la Junta, ya que de acuerdo a Ley deberá ser en el domicilio social, ya sea en el local de la empresa o en otro local dentro de la provincia. Podría utilizarse la sala de audiencias que tienen los Notarios, dependiendo el número de accionistas que deban asistir.
En cuanto al día, respetando la anticipación antes señalada, se puede convocar para cualquier día de la semana, aún siendo sábados, domingos o feriados.
Y, finalmente en cuanto a la hora, la Junta deberá iniciarse en la hora exacta, siempre que cuente con el quórum reglamentario. No existe en esta materia tolerancia alguna.
7.- Inicio de la Junta.
El Notario deberá contar con la lista de asistentes, para poder controlar el quórum.
Para esto deberá notificar al Gerente para que le presente un día antes la Lista de asistentes actualizada, ya que de lo contrario tendrá que preparar la lista de acuerdo a la Matrícula de acciones que le hayan presentado o con los documentos que le hayan proporcionado para tal fin.
De no ser posible dejará constancia en el acta de este hecho y se procede con la Junta con la información que tenga, debiendo el Notario, en este caso, determinar el quorúm asistente.
Determinado el quórum legal o estatutario, el Notario declarará instalada la Junta.
Actuará como Presidente el elegido por el Directorio y como Secretario el Gerente de la empresa, y en caso de inasistencia, se deberá nombrar únicamente para ese acto.
8.- Asuntos a tratar.
Se inicia la Junta tratándose en estricto orden los asuntos que figuran en la Agenda u Orden del Día. Deben tratarse obligatoriamente todos los asuntos propuestos.
Solo se tratarán los asuntos de la agenda, ya que conforme lo señala el último párrafo del Art. 116 de la LGS la Junta no puede tratar asuntos distintos a los señalados en la convocatoria.
9.- Acta de la Junta.
El Notario dará fe de los acuerdos tomados en la Junta, levantando el acta de la misma.
El acta será redactada en el Libro de Actas y a falta de éste, se hará un acta especial la misma que deberá protocolizarse en el Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos, dejándose constancia de este hecho.
El acta debe reunir los requisitos del Art. 135 de la LGS, y debe ser aprobada por la misma Junta, y será firmada por el Presidente, Secretario , un accionista designado por la Junta, y el Notario.
Queda la duda de que si el acta puede ser redactada y aprobada después de la Junta. De ser el caso, será el Notario quien decida, teniendo en cuanta que el Art. 135 referido, establece que si el acta no se aprueba en la misma junta, se nombrará a dos accionistas, para que junto con el presidente y el Secretario, la aprueben dentro de los diez días siguientes a su celebración.
10.- Validez de la Junta.
Los acuerdos de la Junta serán válidos en tanto se haya cumplido con los requisitos de la convocatoria, la determinación del quórum legal o estatutario y la votación aprobatoria. En todo caso, corresponde a los Notarios dar fe de los actos que ha presenciado certificando la validez de la convocaría, de los socios asistentes para determinar el quórum y finalmente certificando la autenticidad de los acuerdos adoptados. Todo ello debe figurar correctamente en el acta levantada.
11.- Oposición.
De presentarse por escrito oposición a la realización de la Junta, formulada por uno o más socios o de la misma sociedad, el Notario suspenderá el trámite en el estado en que se encuentre y remitirá lo actuado al Juez competente.
La Ley no establece el plazo de oposición, por lo que debemos entender que es hasta antes de la realización de la Junta.
El Juez competente es el Juzgado Comercial o el Juzgado Especializado en lo Civil, de turno de la jurisdicción del domicilio social de la empresa (según el caso).
Tampoco se señala el plazo que tiene el Notario para remitir lo actuado al Juzgado. Por aplicación analógica debemos entender que es dentro del tercer día hábil de presentada la oposición. (Art. 43 del D.S. Nº 035-2006-VIVIENDA).
Finalmente, si la oposición la formula la empresa, ésta deberá ser representada por el Gerente General o por un apoderado debidamente facultado.
