1- Marco Legislativo de la Microforma Digital
A. La primera norma reguladora del uso de tecnologías avanzadas en materia de archivos de Documentos e Información en el Perú fue el Decreto Legislativo Nº 681 publicado el 14 de Octubre de 1991; el mismo que establecía en sus considerandos:
Que es conveniente para otorgar facilidades a las empresas, regular el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivos de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras.
Que el reconocimiento del valor legal de los archivos conservados mediante microformas, con procedimientos técnicos de micrograbación o microfilmación permitirá considerable ahorro de espacio y costos en las empresas, colaborando a su eficiencia y productividad.
Que es preciso aprovechar debidamente los adelantos de la tecnología, en beneficio de las actividades empresariales, alentando así las inversiones y mejorando sus rendimientos.
B. Posteriormente con fecha 27 de junio del año siguiente mediante Decreto Supremo 009-92-JUS, se promulgó el Reglamento del Decreto Legislativo N0 681 sobre el uso de tecnologías de avanzada en materia de archivos de las empresas.
C. Mediante la ley N0 26612 del 21 de mayo de 1996 se modifica el Decreto Legislativo N0 681
D. A través del Decreto legislativo N0 827 de fecha 5 de junio de 1996, se amplían los alcances del decreto Legislativo N0 681 las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales.
E. El 16 de enero de 1998 la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales aprueba mediante Resolución N0 070-97/INDECOPI-CRT el Reglamento para la Certificación de la Idoneidad Técnica del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas.
E. Mediante Decreto Supremo 022-98-ITINCI de fecha 21 de febrero de 1998 se aprueban los requisitos y procedimiento para el otorgamiento del Certificado de Idoneidad Técnica para la confección de Microformas.
G. Con fecha 16 de octubre de 1998 la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales emite la Resolución N0 068-97/INDECOPI-CRT a través de la cual Aprueban Normas Técnicas peruanas sobre fotografía, micrografía y Microformas
H. A través de Decreto Supremo N0 00l-2000-JUS del 26 de marzo del 2000 se aprueba el Reglamento sobre la aplicación de normas que regulan el uso de tecnología avanzada en materia de archivo de documentos e información a entidades públicas y privadas.
2.- Sistema de Microformas Digitales
El Sistema de microformas digitales resulta un novedoso sistema jurídico-tecnológico que integra la institución de la fe pública surgida del derecho Notarial e Informático, con las tecnologías informáticas y de comunicaciones (TIC) de elaboración, administración y gestión de imágenes, convergentes hacia la problemática específica del valor probatorio y efectos legales plenos de documentos que han sido convertidos en imágenes digitales inalterables e individualizables (microformas digitales ), a través de procesos de micrograbación, la intervención de depositarios de la fe pública en los procesos informáticos y la introducción de medidas de seguridad jurídico-tecnológicos auditables y verificables.
Dentro de los nuevos conceptos e instituciones creado por el régimen legal del Sistema de Microformas destacan tres instituciones fundamentales:
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Microforma digital
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Proceso tecnológico idóneo; y
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Depositario de la fe pública informática
3.- La Microforma Digital: aspectos generales
Rodeado por las campanas y los silbidos de la revolución digital, la microfilmación de preservación mantiene silenciosamente su status como estrategia de reformateo altamente valorada y ampliamente practicada. ¿Y por qué no? La permanente popularidad de la microfilmación de preservación se debe a que es muy práctica.
Las microformas pueden aumentar el acceso a la información que de otro modo sería inasequible, debido a que el objeto original está en un lugar distante o es vulnerable a ser dañado y/o perdido por causa de la manipulación. Además, las microformas son relativamente económicas de producir y copiar. Un indicador clave de la continua relevancia de la microfilmación de preservación es su apoyo a nivel legislativo.
4.- La Microforma Digital en el Derecho Peruano
El 11 de octubre de 1991, el gobierno peruano dictó el Decreto Legislativo N0 681, que fuera publicado el 14 de octubre de aquel año. Dicha norma, situaba al Perú en un contexto acorde a la modernidad, pues disponía el uso de los avances tecnológicos en favor del crecimiento empresarial. Efectivamente, las industrias, sociedades e instituciones privadas, podían -desde aquel momento- trasladar sus documentos contenidos en papel y registrarlos en archivos electrónicos, digitales o de otra índole que permitieran la conservación e inalterabilidad del contenido. Tal acto no resultaba novedoso si anotamos que las entidades bancarias (mediante el uso del microfilm)2 y otras compañías, almacenaban sus documentos en soportes de memoria diversos. La innovación, en verdad, se hallaba en la autorización otorgada por la norma para destruir el documento original plasmado en el papel.
Mediante esta disposición, incluso, los libros contables y otros originales con repercusión tributaria, podían ser trasladados a medios magnéticos con posterior desaparición del documento original en papel. El artículo 130 de la norma dejaba entrever tal situación al detallar que: “Los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorias, públicas o privadas. Pueden ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores sin requerirse copia en papel.
El nuevo archivo -que se constituiría en documento originario- sería denominado “microforma”, término que, luego de la modificación introducida por la Ley N0 26612 expedida el 17 de mayo de 1996 y publicada el 21 de aquel mes, quedó acuñado en el artículo 10 del Decreto Legislativo N0 681 como:
“Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original”.
Luego, añadiría -siguiendo el mismo artículo- que dicho término calificaría también a aquellos documentos creados directamente sobre las “memorias”, sin necesidad de que éstos hayan sido constituidos previamente en papel: “Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley”.
Este procedimiento aminoraría los costos de las empresas e instituciones, a la par que proporcionaría mayor dinamismo en las operaciones y aumentaría el acceso a la información y por qué no decirlo, significaría un ahorro considerable de espacio. Sólo en caso de requerirse una copia del documento -ahora microforma-, éste sería impreso en papel. Sin embargo, el Decreto Legislativo estipuló que el documento trasladado a otros soportes distintos al papel y su posterior impresión en este material, no podía por sí sólo obtener validez legal. Efectivamente, la seguridad jurídica requería un mecanismo que garantizara que el contenido de una microforma era exactamente aquel que estuvo plasmado en un inicio en el papel; y que la impresión del archivo correspondería también a éste (recordemos que el documento original en papel ya habría sido destruido).
El legislador concibió para ello, la figura de dos personajes que -mediante la fe pública-otorgarían certeza al contenido de la microforma.
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El primero de ellos resulta ser el notario público, quien de acuerdo a Ley es el llamado a dar fe de los actos ante él celebrados. Así lo estableció el artículo 2 del Decreto Ley 26002 – Ley del Notariado al mencionar que: “El notario es el profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes. Su función también comprende la comprobación de hechos”.
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El segundo personaje es el denominado “Fedatario Juramentado”.
5.- Procesos Técnicos y Formales
Para garantizar los procesos técnicos y los resultados de idoneidad y calidad debe cumplirse normas técnicas internacionales que adopte o incorpore INDECOPI o las normas técnicas nacionales que apruebe el citado instituto.
El INDECOPI otorga certificados de cumplimiento de estas normas y de idoneidad técnica a quien acredite contar con los medios técnicos adecuados.
Para que la microforma digital tenga valor probatorio y efecto legal tiene que cumplir dos tipo s de requisitos: Requisitos de orden técnico y requisitos de orden formal.
A) Requisitos de orden técnico: Los requisitos de orden técnico que establecen los procedimientos empleados (hardware, software, redes) deben garantizar determinados resultados entre los que tenemos:
Al momento de la digitalización, las microformas deben tener con respecto a los documentos originales absoluta fidelidad e integridad.
Las microformas una vez digitalizadas deben tener cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza iguales o superiores a los documentos originales.
A partir de las microformas pueden obtenerse microduplicados que sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características.
A partir de las microformas y los microduplicados pueden recuperarse en papel (común o especial ) u otro material similar copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbado en aquellas. El Decreto supremo 009-92-JUS señala que las copias fieles pueden ser confeccionadas en un tamaño diferente al documento original, sea ampliándolo o reduciéndolo, en todo caso deben ser nítidas y perfectamente legibles.
Las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Asi mismo, cuando en esta modalidad de microforma se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable por medios técnicos idóneos.
Las microformas digitales se obtienen mediante un proceso de micrograbación que puede ser de papel a digital o de digital a digital. La micrograbación de papel a digital implica convertir documentos físicos en papel u otros soporte en documentos digitales inalterables producidos por la computadora (por ejemplo textos de word).
B) Requisitos de orden legal: Se establece que los procesos de micrograbación están bajo la dirección y responsabilidad de un depositario de la fe pública (notario o fedatario juramentado) a través de las actas de apertura y cierre y otros actos propios va a otorgar fe pública informática.
Las microformas digitales que han sido obtenidas cumpliendo los requisitos formales y técnicos sustituyen a los documentos originales micrograbados para todos los efectos legales, pudiendo reciclar el papel y sustituirlo por documentos electrónicos contenidos en las microformas digitales, permitiendo de este modo, que se pase de la “Cultura de papel” a la “Cultura Digital”.
Este tratamiento legal permite que los documentos electrónicos que son también bienes intangibles informáticos tengan una dimensión diferente, esencial para el derecho como es la de ser un instrumento probatorio que puede sustituir al papel, tanto como documento público como privado, y pueden ser trasmitidas telemáticamente, lo que significa un cambio radical en los parámetros del derecho tradicional.
El valor probatorio a las microformas en nuestro país lo otorga Cybersec, es una empresa peruana de servicios especializada en seguridad jurídico-técnológica que cuenta con un staff de fedatarios juramentados en informática y el conocimiento para la integración de las leyes y la tecnología. De esta manera, se ofrece una solución integral, coherente y eficiente cuyo costo de oportunidad se basa en integrar los servicios tecnológicos de primer nivel, con las normas legales que dan valor probatorio a los documentos digitales procesados bajo este sistema.3
Frente a este realidad normativa peruana, conviene tener en cuenta antecedentes jurídicos europeos que se considera pueden haber intervenido en su dación.
En la Recomendación R(81) 20 del Consejo de Europa, sobre armonización de legislaciones que tiene como objeto, entre otros, la admisibilidad de las reproducciones en microfilm y soporte informático como medio de prueba un proceso existen disposiciones sobre esta materia, por ejemplo el artículo 5 se ocupa específicamente de los documentos registrados en soporte informático, en general y de los programas de computación y documentos informáticos en especial, previendo la adopción de medidas que garanticen la inalterabilidad, permanencia y la posibilidad de reproducir en forma legible el documento en cualquier momento. Esta recomendación ha sido puesta en práctica en Luxemburgo mediante la ley del 22 de diciembre de 1986.
Por otro lado, en España se puede constatar la existencia de una evolución jurisprudencial y normativa que viene a poner de manifiesto el proceso por el que cl legislador así como los órganos jurisdiccionales han tenido que discurrir para lograr integrar el documento electrónico no ya como un medio o forma de prueba sino como un elemento de prueba incardinado en la documental.
En una teoría general de los bienes intangibles informáticos los documentos electrónicos, en su valor probatorio y su influencia en todas las ramas del derecho debe tener un tratamiento adecuado, tanto en los tratados internacionales como en la legislación específica de cada país, lo que implica un reto para los especialistas en Derecho Informático y una oportunidad para sentar y fortalecer la afirmación que se trata de una rama autónoma del derecho.
6.- Efectos Legales de las Microformas
Los documentos contenidos en las microformas en los que se ha cumplido con los requisitos señalados tienen efectos legales y valor probatorio:
a) Pueden ser utilizados en procesos judiciales o fuera de ellos. El notario o fedatario expide copias fieles de las correspondientes microformas, en papel o material similar que permita técnicamente su reproducción exacta; y autentican estas copias con su signo y firma mediante sello ad-hoc, previa comprobación de que el medio físico soporte de la microforma es auténtico y no ha sido alterado. La autenticación de la copia no implica legalización o comprobación de las firmas ni certificación de contenido.
b) Las copias autenticadas de las microformas de instrumentos privados son idóneas para el reconocimiento judicial de su contenido y firma, con los mismos procedimientos y alcances que los documentos originales. Los mandatos judiciales de exhibición de documentos pueden cumplirse presentando copia fiel de su microforma. La tacha de estas copias autenticadas se ventilan con arreglo a las normas comunes. Los peritos que el juez designa para el examen o el cotejo han de haber obtenido el diploma de idoneidad técnica.
c) Las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales para efecto de despachar ejecución o de exigir la prestación incorporada en el título. En caso de pérdida, extravío, deterioro o destrucción del original, una vez cumplidos los trámites legales para la expedición del duplicado, el juez toma en cuenta la copia autenticada de la microforma del título, para establecer el contenido del duplicado que se expida. Al respecto cabe señalar, que el proyecto de ley de títulos valores estaba orientado a ser una ley de valores mobiliarios que reconozca los valores electrónicos. En efecto se conoce que cuando el valor se expresa en un certificado o título, al él se le denomina título valor, cuando se representa mediante un golpe electromagnético o electrónico se le llama valores electrónicos, estos valores fueron incluidos en este proyecto de ley. Por consiguiente las microformas hubieran podido, contener títulos valores con mérito ejecutivo e incluirse firmas digitales para estos efectos.
El proyecto otorgaba a los ‘vaIores desmaterializados” los efectos de los “títulos valores”; consideraba que el término ‘documento” era insuficiente pues éste es sólo un medio o soporte a través del cual circulan los valores. Este criterio fue aceptado tan solo para los valores representados por anotación en cuenta, los cuales son contemplados en la ley de títulos valores como “valores desmaterializados”. Sin embargo no se descartó la posibilidad de que en un futuro los valores circulen en un soporte muy diferente al papel.
d) Los microarchivos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorias públicas o privadas.
e) Pueden ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente mediante su presentación en pantalla o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tengan que ser presentados los documentos en algún expediente o caso similar. Bastará que se cumplan los requisitos técnicos y formales, incluso si se trata de documentos materia de contratación electrónica dentro del comercio en Internet.
